- Rechnen Sie bei der Planung einer Produktpräsentation oder der Präsentation der Jahresbilanz mit einer Vorbereitungszeit von mehreren Wochen.
- Seien Sie trotzdem auch für kurzfristig einberufene Pressekonferenzen gewappnet.
- Die Einladungen zur Pressekonferenz sollen im Idealfall zwei Wochen vor dem Termin versendet werden. Erbitten Sie eine Rückmeldung der Journalist*innen. Gegebenenfalls fragen Sie in der Redaktion telefonisch nach, ob der/die betreffende Journalist*in zur Pressekonferenz kommt.
- Einladungen werden persönlich an die Journalist*innen adressiert oder an die betreffende Redaktion gesendet.
- Formulieren Sie die Einladungen kurz und prägnant.
- Der ideale Zeitpunkt für eine Pressekonferenz liegt zwischen 9 und 12 Uhr am Vormittag. Der/die Journalist*in soll nach der Konferenz ausreichend Zeit zur Recherche und zur Formulierung des Artikels haben.
- Der Veranstaltungsort sollte für die Journalist*innen leicht erreichbar sein. Hier bieten sich zum einen unternehmens- bzw. institutionseigene Veranstaltungsräumlichkeiten an, zum anderen stellen auch Hotels Seminarräume zur Verfügung.
- Am Eingang zum Konferenzsaal kann eine Anwesenheitsliste aufliegen, auf der sich die Journalist*innen eintragen. Dies bietet Übersicht über die anwesenden Medienvertreter*innen.
- Die Verpflegung der Journalist*innen sollte nicht im Mittelpunkt der Pressekonferenz stehen.
- Das Unternehmen bzw. die Institution soll durch mindestens zwei und maximal fünf Personen vertreten sein. Diese sollten namentlich, eventuell mithilfe von Tischkärtchen, vorgestellt werden. Um den geregelten Ablauf einer Pressekonferenz zu gewährleisten, sollte ein/eine Moderator*in eingesetzt werden.
- Die Pressekonferenz beginnt mit einleitenden Kurzreferaten der Vertreter*innen aus dem Unternehmen bzw. der Institution. Im Anschluss daran bietet man den Journalist*innen die Möglichkeit, Fragen zu stellen.
- Verteilen Sie zur weiteren Information eine Pressemappe.