E-Mail-Aussendungen optimal einsetzen

Zeit ist Mangelware in den oft durch Personalabbau dezimierten Redaktionen. Alles muss schnell gehen. Richtig eingesetzt können per E-Mail verschickte Presseaussendungen eine sinnvolle Unterstützung bei der täglichen journalistischen Arbeit sein.

Via E-Mail erreichen Infos in kürzester Zeit ihren Empfänger/ihre Empfängerin. Fotos und Grafiken lassen sich ohne großen Aufwand digital übermitteln und somit schneller verarbeiten. Texte können vergleichsweise einfach in das Redaktionssystem oder ein Textverarbeitungs-Programm übernommen werden. Außerdem inspirieren E-Mail-Aussendungen JournalistInnen eventuell zum Besuch der Website des Unternehmens bzw. der Institution, wo ausführliche Detailinfos zu finden sind.

Damit Ihre Aussendung per E-Mail Erfolg hat, sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Halten Sie im Presseverteiler auch die E-Mail-Adressen von JournalistInnen und Redaktionen fest. Vergessen Sie nicht, Redaktionen von Online-Medien zu erfassen.
  • Fragen Sie bei der nächsten Aktualisierung Ihres Verteilers einfach nach, ob der betreffende Journalist/die betreffende Journalistin Ihre Ausendungen per E-Mail haben möchte.
  • Senden Sie nur Aussendungen zu relevanten Themen, damit Ihre Adresse nicht in der „Spamliste“ landet.
  • Tragen Sie die E-Mail-Adressen aller JournalistInnen, die Sie informieren möchten, in Ihrem E-Mail-Programm keinesfalls unter „An“ bzw. „To“ oder „CC“ (Carbon Copy) ein. Jede/jeder EmpfängerIn kann sonst sehen, an wen Sie Ihre Aussendung noch geschickt haben. Wenn Sie nur ein Mail verschicken möchten, nutzen Sie das Feld „BCC“ (Blind Carbon Copy) und tragen Sie unter „An“ bzw. „To“ Ihre eigene E-Mail-Adresse ein. Alternativ können Sie auch an jeden Journalisten/jede Journalistin ein eigenes Mail schicken. Oder Sie bedienen sich spezieller Software-Lösungen, die ähnlich der Serienbrief-Funktion von MS Word, die Mails für Sie aus Ihrer Datenbank generieren.
  • Formulieren Sie einen informativen, interessanten und aussagekräftigen Betreff (Subject).
  • Schreiben Sie kurz und bündig in wenigen gut gegliederten Absätzen. Wer liest schon gerne längere Texte am Bildschirm.
  • Verweisen Sie auf ergänzende Informationen (ausführlicher Text, Illustrationsmaterial, ggf. O-Töne) auf der Website des Unternehmens bzw. der Institution.
  • Geben Sie bereits im E-Mail einen Rückfragehinweis an.
  • Nutzen Sie die Signatur, um den genauen Firmen- bzw. Institutionswortlaut, die Adresse und allfällige weitere Infos anzugeben.
  • Achten Sie bei Dateianhängen bzw. Attachments auf die Größe (am besten unter 2 MB). Benutzen Sie gebräuchliche Dateiformate. Texte sollten im MS Word-Format, im PDF (Portable Document Format) oder als reine Textdatei (ASCII-Datei) verschickt werden. Grafiken müssen reprofähig sein, um gedruckt werden zu können. Das heißt, die Grafikdateien sollten eine Auflösung von 300 dpi haben. Als Dateiformate für Grafikdateien bieten sich JPG, TIF und ggf. EPS an.
  • Verschicken Sie Grafikdateien mit mehr als 2 MB nur auf Anfrage oder fragen Sie selbst in der Redaktion nach, ob eine Illustration überhaupt benötigt wird. Einige gebräuchliche Redaktionssysteme lassen keine E-Mails zu, die größer als 6 MB sind.

Wenn Sie diese Punkte beherzigen, ist dies allerdings noch keine Garantie dafür, dass Ihre Aussendung auch tatsächlich berücksichtigt wird. Sie helfen den JournalistInnen damit jedoch, die tägliche Informationsflut besser zu managen.